Senin 14, Agustus 2023 – Selasa, 15 Agustus 2023, dilaksanakan Rapat Koordinasi dan Workshop Peningkatan SDM bagi Admin Pengelola Website Unit Kerja di lingkungan Undana. Kegiatan tersebut dibuka secara resmi oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan Sistem Informasi, Prof. Dr. Jefri S. Bale, ST.,M.Eng di damping oleh Kepala UPT. TIK Dr. Kalvein Rantelobo, ST.,MT. dalam sambutannya WR4 menekankan bahwa peran para admin website sangatlah penting untuk mendukung eksistensi Undana sebagai implementasi Visi yaitu Perguruan Tinggi Berorientasi Global, untuk itu atas nama pimpinan Universitas, kami sangat mengharapkan kinerja Bapa/Ibu Admin, dalam konteks penyampaian informasi ke publik contohnya dalam beberapa saat kemaren adanya dinamika terkait UKT, hal tersebut bisa jadi karena penyampaian informasi ke publik yang tidak informatif atau kurangnya publikasi informasi terkait kebijakan Rektor melalui web bahkan media lainnya sehingga ada informasi yang tidak tersampaikan. Untuk itu hal tersebut kita terima sebagai masukan atau hal yang wajib kita perbaiki sehingga kedepannya kita harus mengoptimalkan kinerja kita dan website wajib digunakan sebagai sumber informasi tidak lagi website dikatakan sebagai media pendukung layanan.

Prof. Jefri Menegaskan website Universitas, Fakultas, Prodi, Biro, Lembaga, Pusat, BPU, Rumah Sakit harus mengoptimalkan kinerjanya dan menjadikan website sebagai sumber informasi. Dan tuntutan terhadap penyediaan data dan informasi pada website dalam waktu dekat ini ditujukan kepada Program Studi yang akan terakreditasi internasional, salah satu persyaratannya yaitu website tersebut wajib menggunakan bahasa inggris. Dan lembaga yang mengujinya berasal dari Jerman. Anggaran terhadap persiapan akreditasi internasional totalnya adalah 1 Milyar lebih, sehingga Bapak/Ibu Admin Prodi yang akan terakreditasi internasional apabila tidak mengoptimalkan kinerjanya, maka anggaran yang dikeluarkan akan sangat sia-sia. Prof. Jefri menegaskan bahwa disetiap website unit kerja wajib untuk ditambahkan layanan atau modul Pengaduan dan penilaian kinerja unit dalam bentuk Survey Kepuasan. Hal tersebut sangatlah penting untuk kita dapat melihat respon dari stakeholder kita, data tersebut kemudian akan digunakan oleh Pimpinan Unit Kerja di lingkungan Undana untuk melakukan analisis peningkatan layanan. Yang terakhir WR4 menegaskan bahwa Berita/Informasi kegiatan-kegiatan Tridharma, Kemahasiswaan, lain-lain wajib terupdate, dan semua dokumen terkait SOP layanan wajib diupload di website semua unit kerja. Kami sadar bahwa Bapak/Ibu memiliki tanggungjawab yang sangat berat, karena selain sebagai admin website, Bapak/Ibu juga bertugas sebagai admin Simkeu, Siadiknona, dll, namun semoga tunjangan yang Bapak/Ibu dapatkan sesuai dengan tanggungjawab yang Bapak/Ibu embani. Beberapa saat lalu Pimpinan Undana sudah mengeluarkan kebijakan Tunjangan Perbaikan Penghasilan bagi non ASN dan untuk ASN akan ada penyesuaian terhadap Tunjangan Remunerasi. Dalam kesempatan ini WR4 menyatakan proficiat atas dukungan dan kinerja Bapak/Ibu Admin website dan selamat mengikuti Rapat Koordinasi dan Workshop selama 2 (dua) hari ini 14 Agustus 2023 sampai 15 Agustus 2023.

Selanjutnya agenda Rapat Koordinasi dipimpin oleh Sub Koordinator Bidang Sistem Informasi-UPT.TIK Agus. H. H. Soepranoto, S.Kom.,M.Si. Dalam rapat koordinasi ini, beberapa admin wajib diberikan apresiasi atas kinerjanya yaitu admin FPKP, FAPERTA, FST, hal yang dapat digunakan sebagai pelajaran bagi admin yang lain adalah teman-teman admin FPKP, FAPERTA dan FST selalu berinisiatif untuk berkoordinasi dengan Koordinator Program Study untuk mendapatkan informasi, bahkan apabila informasi tersebut terhambat, maka teman-teman admin langsung berkoordinasi dengan Pimpinan Fakultas untuk membantu melancarkan koordinasi. Dan beberapa admin juga mengeluhkan koordinasi yang kurang berjalan dengan baik, masih ada Koordinator Prodi yang menganggap website belum penting sedangkan apabila akhirnya ada tuntutan kelengkapan data di website karena tuntutan akreditasi, maka pekerjaan akan menumpuk pada admin. Adapula para admin yang tidak diberikan fasilitas pendukung kerja seperti PC atau laptop sehingga mereka bekerja dengan laptop pribadi, hal tersebut langung direspon oleh Sub Koordinator SI bahwa teman-teman yang tidak mendapatkan sarana pendukung seperti laptop, bisa bersurat untuk permohonan bantuan unit PC ke Kepala UPT. TIK, maka kami akan support kerja teman-teman admin. Beberapa kendala yang penting untuk menjadi pertimbangan bagi pimpinan bahwa pergantian admin pengelola website pada saat berjalannya tahun layanan sangat berdampak pada kinerja pengelolaan website unit kerja, dan TIK harus melatih admin pengganti mulai dari basic dasar. Sub. Koordinator SI menekankan bahwa saat ini kinerja kita sangat berdampak pada kinerja Unit Kerja dan Pimpinan, konsekuensinya adalah penerimaan tunjangan remunerasi, beberapa saat yang lalu poin yang TIK keluarkan menjadi alat penghitungan kinerja Tim SAKIP Undana, sehingga ada banyak pimpinan yang akhirnya memberikan beban tambah bagi admin dan akhirnya kami pun dituntut untuk memberikan riview penilaian kembali. Hal tersebut menurut kami sangat tidak efektif atau tidak sesuai peruntukkan publikasi informasi ke publik, namun kita bersyukur bahwa hal tersebut merupakan komitmen Pimpinan Universitas yang telah tertuang dalam penilaian kinerja, sehingga kedepannya diharapkan meningkatnya kesadaran bagi setiap entitas di Undana bahwa website adalah media utama untuk mempublikasikan data dan informasi.

Agenda workshop Peningkatan SDM bagi para admin dengan materi pertama: Troubleshooting Jaringan Network disampaikan narasumber dari PT. Arsenet Global Solusi (AGS), materi kedua: “Belajar wordpress dan menjadi ‘Tanpa Coding’ Web Designer” disampaikan oleh IT Developer UPT. TIK Ferdinand Anaboeni, S.Kom, Materi ketiga: Editing foto dan editing video disampaikan oleh Perusahan Profesional bidang multimedia MediaKita Productiont. Kegiatan workshop diikuti oleh para admin dengan sangat antusias, bahkan ada peserta eksternal yaitu SMA Negeri 1 Amarasi Selatan, SMK Negeri 6 Kota Kupang, SMK Negeri 1 Aesesa Nagekeo. (ken)