TIM IT UPT. TIK MELAKSANAKAN BIMBINGAN TEKNIS PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TATA PERSURATAN BAGI PENGELOLA TATA USAHA UNIT KERJA DILINGKUNGAN UNDANA

Rabu, 9 Agustus 2023, dilaksanakan bimbingan teknis bagi seluruh pejabat dan staf pengelola tata usaha unit kerja diingkungan Undana, Adapun kegiatan ini diselenggarakan berdasarkan hasil pengamatan Kepala Biro Umum dan Keuangan bahwa penggunaan layanan Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan (SIMANTAP) belum sepenuhnya digunakan oleh seluruh unit kerja, masih ada saja pengiriman fisik surat yang dilakukan oleh beberapa unit kerja yang sampai ke tangan saya, sementara saya cek secara langsung ternyata demikian juga yang terjadi di tingkat rektorat. Hal ini tidak boleh dibiarkan begitu saja, sedangkan kita sudah memiliki layanan berbasis system informasi, maka itu saya langsung berkoordinasi dengan UPT. TIK dalam hal ini Sub Koordinator Sistem Informasi dan IT. Develop UPT. TIK pengembang SIMANTAP untuk berkoordinasi Selasa, 9 Agustus 2023 diruang kerja saya. Dari informasi yang saya dapat bahwa layanan SIMANTAP saat ini sudah sangat siap digunakan oleh unit kerja se Undana bahkan sudah diserahkan ke BUK sebagai penanggungjawab layanan SIMANTAP, sehingga perlu ada ketegasan terhadap kebijakan penggunaan layanan SIMANTAP oleh semua unit kerja di lingkungan Undana, sehubungan dengan hal tersebut maka saya langsung mengistruksikan Pejabat pengelola Tatausaha untuk segera mengedarkan surat Undangan agar segera besok tanggal 9 Agustus 2023, pukul 09.00 Wita dilaksanakan bimbingan teknis penggunaan SIMANTAP kepada Pejabat dan Admin Pengelola Tatausaha unit kerja dilingkungan Undana.  

Pada acara pembukaan bimbingan teknis tersebut, Kepala Biro Kembali menegaskan agar semua unit fokus menggunakan layanan SIMANTAP, karena layanan ini sangat berdampak besar bagi efektifitas dan efisiensi kinerja kita semua. Terkait efektifitas proses alur informasi atau surat lebih cepat dan praktis, bahkan lebih efisien dalam penggunaan anggaran operasional, dan anggaran tersebut bisa dialokasikan untuk kegiatan-kegiatan penting lainnya.

Selanjutnya pemaparan teknis layanan SIMANTAP disampaikan oleh IT UPT.TIK  Fredrik M. Ndjukambani, S.Kom, dan pada kesempatan ini juga diperkenalkan fitur baru dari layanan SIMANTAP yaitu layanan pengusulan penerbitan Surat Keputusan Rektor.